Les coûts directs et indirects d'un logiciel ERP
Lors de la mise en œuvre d'un logiciel ERP, il est essentiel de déterminer précisément tous les coûts à l'avance.
Si vous êtes à la recherche d'un nouveau logiciel ERP, vous devez vous préparer correctement au processus à venir. Cela commence par la création et la vérification d'une liste de contrôle, mais aussi par l'identification de tous les coûts auxquels vous devrez faire face.
En général, nous classons ces coûts en deux catégories : les coûts directs et les coûts indirects. Ces deux types de coûts jouent un rôle déterminant dans le processus décisionnel. Et comme vous vous en doutez peut-être, les coûts indirects sont souvent négligés.
Table des matières
- Coûts directs et indirects : les principales différences
- Combien un système ERP peut-il vous faire économiser ?
- Résumé
Coûts directs et indirects : les principales différences
Avant d'aborder plus en détail les coûts directs et indirects, il est important de savoir que chaque projet ERP est unique. Certains coûts indirects peuvent être considérés comme des coûts directs dans votre situation, et inversement.
Coûts directs
Ils désignent toutes les dépenses, initiales et courantes, directement liées à l'acquisition et à l'utilisation du système ERP. Vous trouverez ci-dessous les coûts directs les plus courants :
- Licence : selon votre choix (local ou cloud), vous payez une fois ou mensuellement pour l'utilisation du logiciel.
- Matériel : pour un logiciel ERP local, vous devez investir dans des équipements supplémentaires tels que des serveurs ou une salle de serveurs séparée.
- Mise en œuvre : il s'agit des coûts d'installation et de configuration du système, y compris le temps passé par le fournisseur.
- Service et maintenance : ces coûts récurrents garantissent le bon fonctionnement du système, la résolution rapide des problèmes et la mise à jour en temps opportun.
- Personnalisation : les systèmes ERP se composent souvent de modules ayant chacun leurs propres fonctions. Plus vous choisissez de modules et de personnalisations, plus les coûts sont élevés.
Coûts indirects
Il existe toutefois une série de coûts indirects, parfois même cachés, que beaucoup négligent. Ces coûts ne sont pas directement liés au logiciel, mais aux changements qu'il entraîne. L'impact d'un nouveau système logiciel est souvent sous-estimé.
- Formation des collaborateurs : les collaborateurs doivent apprendre à travailler avec le nouveau système. Plus ils y parviennent rapidement, plus vous pouvez profiter rapidement des avantages.
- Gestion du changement : une solution ERP modifie les processus et les méthodes de travail. Il faut du temps et un budget pour préparer l'entreprise à cette évolution.
Personnalisation : les lecteurs attentifs remarqueront que la personnalisation figurait également parmi les coûts directs.
- La raison en est très simple : certains choisissent d'équiper leur système de modules et de fonctionnalités supplémentaires, d'autres non. Même si vous n'optez pas pour des modules supplémentaires, la configuration correcte de l'environnement prend du temps. Selon vos choix, ces coûts peuvent être classés comme coûts directs ou indirects.
- Intégration avec d'autres systèmes : l'ERP doit souvent être connecté à d'autres logiciels, tels que votre système comptable ou CRM. Cela entraîne des coûts supplémentaires.
Une bonne planification est essentielle
Il est donc indispensable de se faire une idée réaliste du coût total de la mise en œuvre à l'avance. Vous ne pourrez peut-être pas l'estimer au centime près, mais vous pourrez déterminer si le projet est financièrement réalisable. Vous prendrez ainsi des décisions plus éclairées, limiterez les risques et tirerez le meilleur parti de votre système ERP.
Combien un système ERP peut-il vous faire économiser ?
Avez-vous déterminé avec précision le coût du progiciel ERP ? Il est alors temps d'examiner les économies que le système peut vous apporter. Vous aurez ainsi un aperçu du « bénéfice » du projet, basé sur deux types d'avantages.
Avantages tangibles
Ces avantages sont mesurables. Pensez par exemple à la réduction des coûts de production, à l'accélération des processus et à une utilisation plus efficace des ressources.
Grâce aux informations fournies par le logiciel ERP, vous pouvez voir exactement ce que vous économisez.
Avantages immatériels
Certains avantages ne peuvent toutefois pas être exprimés en chiffres. Cela ne signifie pas pour autant que vous ne les ressentirez pas. Parmi les avantages immatériels, on peut citer une meilleure prise de décision, une plus grande satisfaction des clients, une meilleure collaboration entre les équipes et une plus grande flexibilité de votre entreprise. Bien que cela ne puisse pas être exprimé en chiffres, ces avantages sont essentiels à la pérennité de l'entreprise.
Résumé
La mise en œuvre d'un logiciel ERP est une décision stratégique qui nécessite un investissement important, tant sur le plan financier qu'organisationnel. Afin de prendre une décision éclairée, il est important de ne pas seulement tenir compte des coûts directs, mais également de prendre en considération autant que possible les coûts indirects.
En outre, il est indispensable de se pencher sur les avantages de l'ERP. Un système ERP bien implémenté peut entraîner des économies considérables et des améliorations opérationnelles, tant sur le plan matériel qu'immatériel. Ces dernières se traduisent par une efficacité accrue, de meilleures décisions et un avantage concurrentiel durable.
En vous faisant une idée précise de tous les coûts et avantages, à l'avance, vous posez les bases d'une mise en œuvre ERP réussie qui garantit l'avenir de votre entreprise.