Qu'est-ce qu'un logiciel ERP ? – Une définition

ERP signifie Enterprise Resource Planning et désigne la manière dont une entreprise utilise l'ensemble de ses ressources disponibles aussi efficacement que possible. Cela nécessite des processus optimisés dans toute l'entreprise ainsi qu'un moyen de répartir les ressources en fonction des besoins.

Dans ce contexte, les ressources correspondent à tous les moyens dont dispose l'entreprise pour exercer ses activités. Toutes les ressources doivent être réparties entre les différents processus de manière à éviter les pénuries tout en limitant au maximum le gaspillage. Chaque processus doit donc disposer à tout moment de la quantité appropriée de ressources.

Un logiciel ERP permet aux entreprises de planifier, piloter et surveiller l'ensemble de leurs processus de manière centralisée. Pour cela, tous les processus sont représentés numériquement et les données sont regroupées dans une base de données centrale.

Les processus peuvent ainsi être considérablement rationalisés et organisés entre les différents services. Tous les collaborateurs travaillent désormais à partir des mêmes données, ce qui accélère le partage d'informations, améliore la transparence des processus et réduit le risque d'erreurs.

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel ERP spécifique à votre secteur ?

Un logiciel ERP est composé de différents modules. Chaque module couvre un domaine particulier de l'entreprise. On retrouve notamment des modules généraux, mais aussi des modules spécifiques à certains secteurs, tels que :

• Customer Relationship Management (CRM)
• Gestion électronique des documents (GED)
• Finance et comptabilité
• Production
• Gestion des ressources humaines (GRH)
• Installation et maintenance

Un système ERP est donc composé des modules dont l'entreprise a réellement besoin pour couvrir ses propres processus. Chaque module comprend de nombreuses fonctionnalités destinées à faciliter les activités quotidiennes et, dans certains cas, à automatiser entièrement certains processus. Toutes les entreprises n'ont cependant pas besoin d'un module de production ou de gestion internationale, par exemple.

Il est donc recommandé de privilégier un logiciel ERP sectoriel. Au fil des années, de nombreux fournisseurs se sont spécialisés dans certains secteurs et ont adapté leurs solutions aux besoins spécifiques de leurs clients. Le marché des ERP propose ainsi également des solutions spécialement conçues pour l'e-commerce.

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel ERP spécifiquement adapté à l'e-commerce ?

L'e-commerce nécessite de nombreuses fonctionnalités spécifiques, mais n'a pas toujours besoin d'un module de production. Les entreprises de vente en ligne ont principalement besoin d'un CRM complet, d'une gestion avancée des stocks et de fonctionnalités permettant de piloter leurs processus logistiques.

Des fonctionnalités dédiées aux achats, aux ventes, au marketing et à la gestion financière sont également nécessaires. Une gestion complète des ressources humaines peut par ailleurs être pertinente pour certaines entreprises e-commerce.

Chaque entreprise doit finalement déterminer quels modules et quelles fonctionnalités sont réellement nécessaires pour couvrir ses processus, et lesquels sont superflus. Outre l'étendue fonctionnelle du système, un autre élément joue également un rôle important dans le choix du bon logiciel ERP.

Pourquoi choisir un fournisseur ERP possédant une expertise dans l'e-commerce ?

Le fournisseur joue un rôle important dans le choix d'un nouveau logiciel ERP. Lorsqu'il connaît votre secteur, il comprend les éléments essentiels à prendre en compte lors de l'implémentation et peut contribuer au succès du projet grâce à son expérience. Il connaît également les défis actuels et futurs propres à l'e-commerce et peut en tenir compte lors de la configuration du logiciel.

Dans l'e-commerce, il est particulièrement important de rester proche du client. Comme le contact personnel est généralement limité, les entreprises doivent trouver d'autres moyens de communiquer efficacement avec leur clientèle. Un fournisseur expérimenté connaît ces problématiques et a souvent déjà intégré des solutions adaptées à son logiciel.

Au-delà du prix et de la qualité des produits ou services, les clients accordent également une importance croissante aux services proposés. Ils souhaitent par exemple pouvoir suivre leur commande en temps réel ou déposer facilement une réclamation. Un fournisseur ERP possédant une expertise dans l'e-commerce peut aider l'entreprise à répondre à ces attentes.

Il connaît également les défis concurrentiels du secteur et sait quelles technologies sont couramment utilisées sur le marché. Son expérience peut ainsi contribuer à mettre en place un système ERP moderne, évolutif et compétitif.

Comment trouver le bon logiciel ERP pour l'e-commerce ?

Trouver le bon logiciel ERP pour l'e-commerce ainsi que le fournisseur adapté n'est pas toujours simple, compte tenu du grand nombre de solutions disponibles sur le marché. Il est donc essentiel de savoir précisément ce que vous recherchez. Avant de commencer votre sélection, il est recommandé d'analyser vos processus actuels afin d'identifier les points faibles, de déterminer ce que le nouveau logiciel doit permettre d'améliorer et de définir les domaines qu'il devra couvrir.

Des objectifs concrets peuvent ensuite être formulés à partir de cette analyse et consignés dans un cahier des charges. Celui-ci précise également les autres conditions du projet, telles que le nombre d'utilisateurs, les intégrations nécessaires, l'infrastructure informatique et le budget disponible.

Grâce à ce cahier des charges, la recherche peut être considérablement simplifiée. Les plateformes de comparaison en ligne permettent de filtrer directement les fournisseurs et les solutions selon vos critères et de les comparer entre eux. Vous pouvez ainsi établir rapidement une sélection de cinq à sept solutions à examiner plus en détail.

Quelles fonctionnalités l'e-commerce nécessite-t-il dans un logiciel ERP ?

Lorsque l'e-commerce est considéré comme un module au sein d'un système ERP global, de nombreuses fonctionnalités peuvent contribuer à optimiser les activités de vente en ligne.

Il faut toutefois garder à l'esprit qu'une solution e-commerce fait partie d'un environnement ERP plus large. Elle peut prendre en charge de nombreuses tâches, mais c'est surtout son intégration avec les autres modules qui permet d'exploiter pleinement le potentiel de l'ensemble du système.

Distribution

L'e-commerce correspond avant tout à la distribution de produits et de services via des canaux de vente en ligne. Il peut s'agir de la boutique en ligne de l'entreprise, mais aussi d'une présence sur des plateformes comme Amazon ou eBay.

Examinons donc plus précisément comment les différents modules peuvent interagir et se renforcer mutuellement.

CRM et e-commerce

Le CRM et l'e-commerce sont étroitement liés. L'objectif est de proposer aux clients un service de qualité qui permette à l'entreprise de se différencier de la concurrence.

Cela implique également de permettre aux clients d'acheter les produits et services proposés sur les canaux qu'ils utilisent habituellement. Dans un système CRM, toutes les données clients sont centralisées, y compris l'historique des achats.

Lorsqu'un client achète un produit en ligne, il doit bénéficier du même niveau de service que s'il effectuait son achat par un autre canal. Comme l'e-commerce et le CRM sont connectés, les collaborateurs du service client peuvent immédiatement consulter les commandes passées par le client.

Si celui-ci souhaite ensuite modifier sa commande ou pose une question à son sujet, le service client peut accéder directement aux informations concernées et lui apporter une réponse adaptée. Une offre complémentaire peut également être proposée juste après l'achat, sur la base des données enregistrées dans le CRM.

S'il s'agit par exemple d'un client fidèle, une remise spécifique peut lui être proposée grâce à la connexion entre l'e-commerce et le CRM. On voit ainsi à quel point les ventes et la gestion de la relation client sont étroitement liées.

Gestion des marchandises et e-commerce

Aujourd'hui, les clients s'attendent à recevoir leurs commandes en ligne le plus rapidement possible. Ils souhaitent également disposer d'informations en temps réel sur l'état de leur commande.

Lorsqu'un client commande un produit sur une boutique en ligne, il veut savoir quand celui-ci sera livré et combien de temps la livraison devrait prendre. La plateforme e-commerce doit donc avoir accès aux données de gestion des marchandises.

Prenons un exemple : un client commande un aspirateur sur la boutique en ligne. Après avoir reçu automatiquement une confirmation de commande, il obtient un lien de suivi qui lui permet de suivre l'ensemble du processus de livraison.

Pour que cela fonctionne correctement, la boutique en ligne doit avoir accès aux niveaux de stock de l'entrepôt. Si le produit est temporairement épuisé, le délai de livraison sera naturellement plus long que s'il est immédiatement disponible. Le client souhaite évidemment connaître cette information avant de finaliser son achat.

Une fois la commande reçue, elle peut être transmise directement au processus de préparation des commandes et être traitée. Une facture correspondante peut également être générée automatiquement et la vente enregistrée, puisque tous les services concernés ont accès à cette commande. Les informations n'ont ainsi plus besoin d'être transmises manuellement d'un service à l'autre, ce qui permet de rationaliser considérablement l'ensemble du processus.

GED et e-commerce

Un système de gestion électronique des documents centralise tous les documents dans le logiciel. Les factures générées peuvent par exemple être automatiquement classées dans les dossiers correspondants et y être archivées de manière sécurisée. Les factures étant notamment soumises à des obligations légales de conservation, la GED évite de devoir les imprimer et les stocker physiquement.

Les descriptions de produits enregistrées dans la GED peuvent également être utilisées pour l'e-commerce. Les produits peuvent ainsi être publiés automatiquement sur différentes plateformes tout en garantissant que les informations les plus récentes sont toujours affichées. De nombreuses autres intégrations sont également possibles. Le marketing peut par exemple exploiter les données issues des activités de vente en ligne.

Identifier des tendances et augmenter le chiffre d'affaires

Les habitudes d'achat peuvent ainsi être analysées et certains groupes cibles identifiés. À partir de ces données, le marketing peut s'adresser aux clients de manière beaucoup plus personnalisée.

Si l'analyse montre par exemple qu'un groupe de clients achète souvent le produit B peu après avoir acheté le produit A, cette information peut être utilisée pour recommander des produits pertinents à de nouveaux clients.

Conclusion : choisissez un logiciel ERP adapté à votre activité e-commerce

Trouver le bon logiciel ERP pour l'e-commerce ainsi que le fournisseur adapté n'est pas toujours simple. Une bonne préparation permet toutefois de rendre le processus de sélection beaucoup plus efficace. Seul un logiciel ERP réellement adapté à vos besoins permet d'exploiter pleinement les nombreux avantages qui rendent ces solutions particulièrement intéressantes pour les entreprises e-commerce.