Het koppelen van DMS- en ERP-software brengt tal van voordelen met zich mee. Binnen de ERP-software worden alle bedrijfsprocessen in kaart gebracht. Deze zijn meestal gebaseerd op een groot aantal verschillende documenten, die op hun beurt verankerd zijn in de DMS. Veel gebieden profiteren dus van een perfect samenspel tussen de twee systemen.

In het volgende willen we in detail onderzoeken concrete DMS functies binnen de ERP software en laten zien welke processen kunnen worden geoptimaliseerd door koppeling. Eerst moeten echter enkele termen worden gedefinieerd.

Wat is DMS?

DMS staat voor document management systeem. De taak van een documentbeheersysteem is om alle documenten die in het bedrijf worden gegenereerd, digitaal te beheren. Deze omvatten bijvoorbeeld:

• Rekeningen
• Herinneringen
• Contracten
• Documenten
• Levering

Maar andere formaten zoals audio-opnamen, films of afbeeldingen kunnen ook worden opgeslagen in de DMS en kunnen vanaf daar worden beheerd. Zo past een DMS, samen met het ERP-systeem en andere toepassingen zoals CRM-software of BI-tools, in een holistische IT-infrastructuur.

Volledig geïntegreerde oplossingen

Het is belangrijk dat alle systemen die in het bedrijf aanwezig zijn volledig geïntegreerd of met elkaar verbonden zijn. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat er geen media pauzes in een bedrijfsproces.

Bovendien is de werking van insulaire oplossingen zeer inefficiënt, omdat dit meestal dubbel gegevens onderhoud vereist. Dit creëert niet alleen een voedingsbodem voor transmissiefouten, maar neemt ook kostbare werktijd in beslag zonder direct bij te dragen aan het succes van het bedrijf. Daarom is een holistische integratie van alle systemen en toepassingen onmisbaar voor een efficiënte afhandeling van bedrijfsprocessen.

Individuele vereisten voor geschikte bedrijfssoftware

Bovendien heeft elk bedrijf individuele eisen voor een adequate DMS- of ERP-oplossing die aan zijn eisen voldoet. Het vereistenprofiel van een bedrijf wordt bijvoorbeeld beïnvloed door de grootte of branche toetreding. Toch zijn er fundamentele DMS-functies die in principe ten goede komen aan bedrijven van alle soorten. We zullen deze elementaire DMS-functies behandelen in de erp-software hieronder.

ERP-software en DMS koppelen

Kortom, digitaal documentbeheer biedt vele voordelen. Het volledige potentieel van bedrijfssoftware zal zich echter pas ontvouwen wanneer deze volledig is geïntegreerd in het bestaande IT-landschap van het bedrijf. Zelfs een DMS is dus alleen maximale prestaties als deze is aangesloten op de ERP-software als het hart van de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf.

Resources besparen met geïntegreerde systemen

Op deze manier worden complexe, herver opkomende processen gestandaardiseerd en behandeld op verschillende afdelingen via een holistisch, gecentraliseerd systeem. Mediabreaks worden zo vermeden, administratieve inspanningen worden verminderd en waardevolle middelen worden bespaard.

De voordelen van DMS

Veel bedrijven staan voor een grote uitdaging bij het overwegen van de overgang naar digitaal documentbeheer - omdat de meeste tot nu toe geproduceerde documenten meestal nog steeds beschikbaar zijn in een vergelijkbare vorm en natuurlijk ook moeten worden overgedragen aan de DMS tijdens de omschakeling.

Krijg belangrijke informatie sneller

Bovendien kunnen vereiste documenten, gegevens en informatie veel sneller via DMS worden opgehaald dan via analoog documentbeheer. In plaats van moeizaam schuren verschillende mappen verspreid over de organisatie en eventueel stoffig, alle medewerkers werken met hetzelfde systeem.

Standaardisatie door centralisatie

Als een document vereist is, kan een werknemer toegang krijgen via de DMS, ongeacht hun afdeling. In de regel hebben moderne DMS-verbindingen functies zoals een volledige tekstzoekopdracht die het hele proces versnellen.

U bijvoorbeeld eenvoudig het klantnummer van een specifieke klant invoeren in een zoekbalk en het systeem geeft alle relevante documenten in enkele seconden weer. Als naast de DMS een CRM-systeem in de ERP-software wordt geïntegreerd, kunnen hele bedrijfsprocessen worden gestroomlijnd en mediabreaks worden vermeden.

Audit-proof archivering

In de Europese Unie moeten bedrijven zich sinds 2018 houden aan de zogenaamde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zij stelt onder meer duidelijke eisen aan de controlebeveiliging van informatie en documenten. Daarnaast zijn er in Duitsland eisen aan de controlebeveiliging volgens GoBD (Principes voor het juiste beheer en de opslagvan boeken, records en documenten in elektronische vorm, alsmede over toegang tot gegevens), HGB (Commercial Code) en AO (Tax Code).

Wat betekent 'audit-proof'? h3.

Als we het hebben over controlebeveiliging, dan heeft dit te maken met het begrip van herziening vanuit economisch oogpunt. Dit betekent dat documenten die onderworpen zijn aan bewaring of bewaring worden beïnvloed. In concreet opzicht verwijst auditbeveiliging naar audit-proof archivering in elektronische archiefsystemen.

Eigenschappen van audit-proof archivering

Overeenkomstig de bepalingen van de Handelscode kunnen de volgende criteria worden afgeleid voor audit-proof archivering in de DMS:

• Volledigheid
• Nauwkeurigheid
• Veiligheid tegen verlies en de hele procedure
• Traceerbaarheid
• Juiste naleving van retentie
• Documentatie van de gehele procedure
• Uitsluitend door rechthebbenden gebruikt
• Vereerbaarheid

Geschikte DMS-oplossingen, die auditbestendige archivering garanderen door middel van passende functies en automatiseringen, kunnen dienovereenkomstig worden gecertificeerd door een auditor of de TÜViT. Deze DMS software ondersteunt bedrijven in hun dagelijkse activiteiten optimaal bij het naleven van de geldende regelgeving en voorkomt zo het opleggen van boetes.

Functionaliteiten van documentenbeheer

Optical Character Recognition biedt Remedy

Maar zoals vaak het geval is, biedt technologie ook een passende oplossing voor dit probleem. Er zijn bijvoorbeeld bijbehorende scanners die Optical Tekenherkenning (OCR) of optische tekenherkenning gebruiken om analoge documenten te digitaliseren.

Gescande tekstdocumenten worden door het systeem dan ook niet als een afbeeldingsbestand gezien. In plaats daarvan herkent de DMS de inhoud van het document.

Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om deze documenten te lokaliseren door middel van een full-text search. Zo'n digitalisering van documenten bespaart bedrijven enorme administratieve inspanning bij het overschakelen naar een DMS. De beschikbare capaciteit kan dienovereenkomstig worden gebruikt voor meer gerichte taken.