Qu'est-ce qu'un ERP ?

ERP est l'abréviation de Enterprise Resource Planning. Le logiciel constitue un outil permettant de connecter et d'automatiser les processus métier au sein d'une organisation. Les données provenant des différents services sont enregistrées dans une base de données centrale, ce qui les rend accessibles à l'ensemble des collaborateurs. Le logiciel contribue également à améliorer la productivité au sein de l'entreprise.

Aucune organisation n'est exactement identique à une autre. C'est d'ailleurs l'une des principales raisons pour lesquelles les logiciels ERP peuvent fortement varier. Chaque système peut être configuré à l'aide de modules adaptés aux différents services de l'entreprise. Un système ERP destiné à un établissement de l'hôtellerie-restauration sera donc différent, par exemple, de celui utilisé par une entreprise de commerce de gros.

Fonctionnalités d'un logiciel ERP pour l'hôtellerie-restauration

Un logiciel ERP peut intégrer de nombreuses fonctionnalités et différents modules adaptés aux entreprises du secteur de l'hôtellerie-restauration. Nous en avons sélectionné quelques-uns ci-dessous.

Gestion des stocks

Pour pouvoir servir à chaque client le plat souhaité, il est indispensable de disposer des bons ingrédients. Ce processus peut être largement automatisé en enregistrant tous les plats sous forme de nomenclatures et en les reliant à un outil de gestion de projet ou à un système de commande. Les ingrédients sont ainsi automatiquement déduits des stocks dès qu'un plat est commandé. Le même principe s'applique aux boissons enregistrées dans le système.

Lorsqu'un produit passe sous un seuil de stock prédéfini, une commande peut être automatiquement envoyée au fournisseur concerné. Il devient ainsi possible de maintenir des niveaux de stock plus faibles tout en évitant les ruptures.

Système de caisse

Grâce à un système de caisse automatisé, le personnel dispose des outils nécessaires pour assurer un service aussi fluide que possible. Les commandes peuvent être prises depuis un appareil mobile et envoyées directement en cuisine. À la fin du service, l'addition peut facilement être divisée selon différents critères, par exemple par produit, par plat ou par personne.

Le logiciel peut également être intégré au site internet et recevoir directement les commandes provenant de plateformes comme Thuisbezorgd ou Uber Eats. Un bon est alors automatiquement généré et ajouté à la liste des tâches de la cuisine.

Personnel

Un logiciel ERP adapté à l'hôtellerie-restauration comprend également des fonctionnalités dédiées à la gestion du personnel. Il peut notamment proposer un outil de planification des équipes ainsi qu'un système permettant d'enregistrer le nombre d'heures travaillées. Il peut aussi inclure un portail destiné aux collaborateurs, leur permettant de consulter certaines informations et, par exemple, de demander des congés.

Business Intelligence

Pour s'assurer que l'entreprise fonctionne de manière optimale, il est utile de choisir un logiciel intégrant des fonctionnalités de Business Intelligence. Celles-ci permettent d'analyser différentes parties de l'activité afin d'évaluer leur efficacité.

Il est par exemple possible de suivre le chiffre d'affaires généré par chaque collaborateur et de vérifier si les objectifs d'upselling sont atteints ou s'il reste une marge d'amélioration.

Le système permet également d'identifier les jours les plus fréquentés ou les plus rentables. Il peut enfin être intéressant d'analyser les plats ou les boissons les plus performants afin d'adapter l'offre en conséquence.

Plusieurs établissements

Si votre entreprise dispose de plusieurs établissements, le système peut séparer les informations par site ou, au contraire, les regrouper. Il est essentiel de pouvoir suivre les stocks de chaque établissement individuellement, mais il peut aussi être utile d'analyser des volumes plus importants afin d'améliorer les processus.

CRM ou ERP pour l'hôtellerie-restauration ?

Un module CRM peut également faire partie d'un logiciel ERP. Nous avons évoqué plus haut l'exemple d'un programme de fidélité. Celui-ci relève davantage du CRM, qui peut à son tour être intégré à l'ERP. Cela peut être particulièrement intéressant pour un établissement de l'hôtellerie-restauration. Nous vous expliquons pourquoi.

Il est d'abord important de préciser ce qu'est un CRM et quel est son rôle. CRM signifie Customer Relationship Management. Il s'agit d'orienter de manière cohérente l'entreprise vers ses clients et d'organiser systématiquement l'ensemble des processus liés à la relation client. À l'ère de la transformation numérique, de plus en plus d'entreprises s'appuient sur des solutions logicielles telles qu'un CRM. Toutefois, toutes les entreprises n'ont pas nécessairement besoin de l'ensemble de ces fonctionnalités.

Fonctionnalités d'un CRM pour l'hôtellerie-restauration

Comme un logiciel ERP, un logiciel CRM propose différentes fonctionnalités qui varient selon les secteurs. Pour l'hôtellerie-restauration, certaines fonctions sont particulièrement intéressantes.

Fidélisation

La fidélité des clients reste relativement faible dans l'hôtellerie-restauration. De nombreux clients ne retournent pas forcément dans les restaurants qu'ils ont déjà visités. Pour renforcer cette fidélité, une approche plus personnalisée est nécessaire dans l'expérience client. La personnalisation et l'individualisation jouent donc un rôle central. Les restaurants doivent parvenir à créer une expérience sur mesure afin de se différencier de la concurrence.

La transformation numérique peut les aider dans cette démarche. Des informations telles que le nom, l'adresse, la date de naissance ou les préférences peuvent être enregistrées dans des fiches clients individuelles au sein du logiciel. Lors d'une prochaine visite, le personnel peut ainsi consulter rapidement les préférences du client concerné. D'autres données peuvent également être collectées, par exemple les commandes effectuées, puis utilisées pour mettre en place des campagnes marketing ciblées.

Connexion avec le site internet

À l'ère de la digitalisation, le site internet constitue en quelque sorte la vitrine numérique de l'entreprise. Une entreprise absente en ligne risque de ne pas atteindre de nombreux clients potentiels. Le site peut par exemple proposer des formulaires permettant aux clients de poser des questions ou d'envoyer des demandes, notamment concernant leur propre restaurant. Ces demandes peuvent également être effectuées en dehors des heures d'ouverture. Grâce à une connexion entre le site internet et le logiciel CRM, les données clients enregistrées, ainsi que la demande correspondante, peuvent être directement transmises au bon collaborateur pour traitement. Les clients peuvent également consulter les horaires d'ouverture ou effectuer directement une réservation.

Conclusion : des processus améliorés et automatisés

En résumé, un logiciel ERP spécifique au secteur de l'hôtellerie-restauration permet de représenter efficacement l'ensemble de vos processus sans nécessiter de personnalisations importantes. Lors de votre recherche, il est donc essentiel de tenir compte de l'expérience du fournisseur de logiciels dans votre secteur.