Definitie: Wat is ERP-software?

ERP staat voor EnterpriseResourcePlanning en beschrijft de taken van een bedrijf om de beschikbare middelen zo optimaal en efficiënt mogelijk in te zetten. Middelen zijn veel meer dan alleen werkmateriaal. Integendeel, het betekent ook het volgende:

• Materialen (grondstoffen, materialen, componenten, enz.)
• Gereedschappen (werkmaterialen, enz.)
• Machines (productie-installaties, robots, enz.)
• Wagenpark (vrachtwagens, bedrijfswagens, enz.)
• Personeel (werknemers, uitzendkrachten, enz.)
• Financiële middelen (bankactiva, deposito's, enz.)
• Onroerend goed (fabriekshallen, kantoorgebouwen, enz.)

Het is belangrijk om alle bedrijfsprocessen te allen tijde te voorzien van de juiste hoeveelheid en kwaliteit van de benodigde middelen. Als er op een gegeven moment vertragingen zijn, stokt het proces ook elders en ontstaat er een domino-effect.

Alle processen in één oogopslag

Om zoiets te voorkomen is het belangrijk om overzicht te houden over alle processen. Dit is waar ERP-softwareoplossingen in het spel komen. Deze brengen alle processen digitaal in kaart en voegen deze samen in een centrale database.

Op deze manier kunnen afdelingsgrenzen worden overwonnen en kunnen processen op sommige plaatsen aanzienlijk worden gestroomlijnd en geautomatiseerd. Dit bespaart kosten en tijd en maakt veel processen ook aanzienlijk minder foutgevoelig.

Technische kant van ERP software

ERP-software bestaat meestal uit verschillende modules. Deze bestrijken een specifiek gebied van het bedrijf en komen met veel specifieke functies en links naar andere delen van het bedrijf. De meest voorkomende modules in een moderne ERP-software zijn:

• Business intelligentie
• Beheer van klantrelaties
• Documentbeheer
• Financiën
• Magazijnbeheer
• Personeelsbeheer

Daarnaast kan een systeem in de cloud of lokaal op uw eigen servers worden geïnstalleerd. Dit resulteert ook in enkele verschillen met betrekking tot het aanpassingsvermogen van de ERP-software.

Functies van human resource management

Personeelsbeheer kan op veel gebieden worden ondersteund met ERP-software. Door de holistische representatie van het bedrijf in het ERP-systeem kan de HR-afdeling ook de inzet van personeel holistisch plannen en implementeren.

Laten we hieronder eens kijken naar enkele belangrijke functies van een HR-module in ERP-software en eens kijken naar hun praktische voordelen.

Competentiemanagement

Bij het zogenaamde competentiemanagement is het de bedoeling om precies te kunnen uitlichten welke vaardigheden welke medewerker heeft. Op deze manier is het mogelijk om te bepalen welke medewerker het meest geschikt is voor welke taken en waar het personeel het beste kan worden ingezet. Tegelijkertijd kunnen zwakke punten worden blootgelegd en gecompenseerd door middel van training en opleiding.

Als een medewerker op een gegeven moment uitvalt, kan direct worden bekeken welke medewerker over de nodige expertise en capaciteiten beschikt om minimaal een deel van de taken van de afwezige medewerker over te nemen.

Bedrijfsresources in kaart brengen

In de ERP-software is het mogelijk om vast te leggen welke medewerker welk bedrijfseigen werkmateriaal heeft. Dergelijke bedrijfsmiddelen omvatten:

• Laptop
• Harde schijven
• Automobiles
• Smartphones
• Tabletten etc.

Als een werknemer het bedrijf verlaat, is het mogelijk om direct te zien welke middelen hij moet overdragen en ook hoe deze kunnen worden verdeeld over de andere werknemers.

Historisch prestatie- en beloningsbeheer

In de ERP-software kan elke medewerker worden opgeslagen welke doelen hij in het verleden heeft kunnen bereiken, welke bonussen hem zijn uitgekeerd of dat hij ideeën heeft ingediend om het bedrijf te verbeteren.

Op deze manier kan niet alleen de ontwikkeling van de medewerker worden getraceerd, maar kunnen ook prikkels voor verdere betrokkenheid worden ontwikkeld.

Personeelsbeheer

De kern van human resources management is zeker human resources management, waarbij alle administratieve zaken van uw personeel worden vastgelegd, beheerd en opgeslagen. Deze omvatten bijvoorbeeld:

• Salaris
• Contactpersonen voor noodgevallen
• Vakantiedagen
• Werkuren
• Ziektedagen

Onderhandelde arbeidsovereenkomsten of andere documenten met betrekking tot de betreffende werknemer kunnen hier ook worden gedeponeerd. De informatie kan zo snel en eenvoudig worden bekeken en kan indien nodig door het personeelsmanagement worden gebruikt.

Selfserviceportaal voor medewerkers

Met behulp van een selfserviceportal kunnen uw medewerkers zelf veranderende informatie (zoals een nieuw adres) in het systeem wijzigen en aanvullen. Daarnaast kunnen ze het aantal resterende vakantiedagen bekijken of toegang krijgen tot informatie voor hun belastingaangifte.

Beheer van bij- en nascholing

Met een uitgebreid bijscholings- en trainingsmanagement is het mogelijk om alle trainingen, vervolgopleidingen, etc. en de bijbehorende certificaten op te slaan in speciale mappen. Op deze manier heeft het bedrijf altijd een oogje op welke vaardigheden het eigen personeel heeft en kan het deze dienovereenkomstig gebruiken.

Ook is te zien welke medewerkers al enige tijd geen bijscholing hebben gevolgd. Er kunnen dan suggesties worden gedaan voor hen om hun opleiding voort te zetten. Omdat de opleiding van medewerkers een doorslaggevende factor kan zijn voor het succes van het bedrijf.

Uitgebreide vakantiearrangementen

Met een functie voor vakantieregeling kunnen niet alleen alle vakantiedagen van werknemers worden bijgehouden, maar kunnen er ook bepaalde regels worden ingevoegd die ervoor zorgen dat bijvoorbeeld niet een hele afdeling tegelijk op vakantie is.

Op deze manier kan de dagelijkse werking op elk moment worden gehandhaafd. Daarnaast kunnen ziektedagen, zwangerschapsverlof of onbetaald verlof er ook in terug te vinden zijn en onderworpen zijn aan deze regelgeving.

Applicant management in de ERP software

Niet elke ERP-oplossing heeft uitgebreid applicatiebeheer, maar dit kan een enorme meerwaarde opleveren, zeker voor bedrijven met veel vacatures per jaar.

Veel automatiseringen mogelijk

Zeker in combinatie met een DMS-oplossing bespaart applicatiebeheer enorm veel tijd. Inkomende sollicitaties worden direct verwerkt, vacatures worden automatisch aangemaakt en afspraken worden door het systeem geselecteerd. Maar een voorbeeld kan ons op dit punt helpen.

Voorbeeld:

Een afdeling heeft behoefte aan een nieuwe medewerker en registreert deze via het systeem. Vereisten en startdatum worden al ingevoerd en vervolgens ter goedkeuring doorgestuurd naar het verantwoordelijke management.

Als de directie hiermee toestemming heeft gegeven, wordt op basis van het eisenprofiel automatisch een bijbehorende vacature aangemaakt en gepubliceerd op de eigen website en op relevante vacatureportalen.

Inkomende applicaties worden vervolgens direct in de ERP-software geladen en daar bekeken door de verantwoordelijke medewerkers. Zodra iedereen zijn toestemming heeft gegeven, kan het systeem automatisch zoeken naar een vrije datum voor een interview in de agenda's van alle betrokken actoren en vervolgens de aanvrager uitnodigen.

Zodra de actoren een kandidaat hebben gekozen, kan de arbeidsovereenkomst ook automatisch worden gemaakt, rekening houdend met onderhandelde voorwaarden. Andere sollicitanten kunnen zich registreren in een sollicitantenpool, die kan worden gebruikt in de volgende vacature van het type.

Met uitgebreid applicatiebeheer binnen de ERP-software kunnen veel, soms vervelende taken geautomatiseerd worden, wat tijd en uiteindelijk kosten bespaart. Het e-mailverkeer naar de individuele sollicitanten kan bijna volledig geautomatiseerd worden en ook het tijdig verwijderen van de gegevens kan door het systeem worden overgenomen.

Conclusie: Snellere en slimmere processen voor de HR-afdeling

Met een personeelsbeheermodule in ERP-software kunnen veel verschillende taken aanzienlijk worden gestroomlijnd en geautomatiseerd. Van personeelsinzetplanning tot uitgebreid trainingsmanagement tot holistisch applicatiebeheer, alle zaken met betrekking tot het personeel van een bedrijf kunnen erin in kaart worden gebracht.

Bovendien bespaart het systeem niet alleen tijd, maar maakt het ook middelen vrij die elders kunnen worden gebruikt. Maar bovenal stelt de module uw medewerkers in staat om vrijer te werken, omdat er te allen tijde voor wordt gezorgd dat zelfs de kleine taken worden voltooid.