Les 7 avantages d’un logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED)
Toute entreprise peut bénéficier d'un logiciel GED. Comment cela fonctionne-t-il ? Vous le découvrirez ici.
Dans de nombreuses entreprises, il existe un flux constant de documents qui vont et viennent. Les collaborateurs de différents services y participent souvent, ce qui rend indispensable une bonne collaboration.
A l'époque du papier, il fallait faire des copies et transmettre à chaque fois la dernière version aux différents services. Un changement signifiait que cette étape devait être répétée jusqu'à ce qu'elle soit complètement terminée. Le document était imprimé puis conservé dans un dossier.
Cette méthode de travail est non seulement dépassée à l'ère du numérique, mais elle s'est également révélée assez inefficace. Sans parler de la consommation de papier, d'encre et de classeurs. C'est pourquoi les entreprises modernes, sans papier, utilisent aujourd'hui un logiciel GED. Pourquoi en est-il ainsi ? C'est ce que nous vous révélons ici, en énumérant pour vous les sept principaux avantages d'un système GED.
Table des matières
- GED : une définition
- Le logiciel de gestion électronique des documents : est-il adapté à mes besoins ?
- Les 7 principaux avantages d'un GED
- Conclusion
GED : une définition
Mais commençons par définir le terme : que fait exactement un logiciel GED ? Si nous considérons le terme de gestion documentaire, il ne s'agit en fait de rien d'autre que de la capture, de l'organisation et de la mise à disposition de documents. Et qu'il s'agisse d'un contrat ou d'un rapport, chaque entreprise crée chaque jour de nouveaux documents.
La GED permet aux entreprises de stocker leurs documents de manière efficace et correcte. Cela apporte plus de structure à l'environnement numérique, ce qui améliore à son tour la collaboration mutuelle.
Un point de rencontre numérique
Étant donné que la plupart des documents sont aujourd'hui stockés sous forme numérique, les entreprises modernes ne peuvent plus se passer du soutien d'un logiciel. La GED sert de base de données centrale dans laquelle toutes les personnes concernées peuvent accéder aux mêmes documents. Ces documents sont également mis à jour en temps réel, de sorte que chacun dispose toujours de la version la plus récente.
Un système en cours de développement
Jusqu'à présent, nous n'avons abordé que les fonctions de base d'un logiciel GED. En effet, une GED moderne peut faire bien plus que simplement stocker et structurer : Le système est plus intelligent que jamais et dispose d'une multitude de fonctions qui contribuent à l'optimisation des processus d'entreprise.
Le logiciel de gestion électronique des documents : est-il adapté à mes besoins ?
C'est une question que nous entendons souvent lorsqu'il est question de gestion documentaire. Investir dans ce type de logiciel est-il une décision judicieuse, en particulier pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises) ? Et pour répondre simplement à cette question : oui, c'est certainement le cas. Pour les petites entreprises, il peut même être particulièrement efficace.
Après tout, la capture numérique de vos documents est souvent la première étape de la numérisation de votre entreprise : une étape incontournable à l'heure actuelle. C'est une étape vers un bureau sans papier.
Les 7 principaux avantages d'une GED
Il est maintenant temps de dresser une liste claire des principaux avantages pratiques d'un système GED.
1 | Conservation conforme aux règles
Certains documents sont soumis à des règles de conservation spécifiques. Prenez par exemple les données de contact. Si vous avez déjà postulé à un emploi en ligne, vous avez certainement remarqué que les employeurs demandent à conserver vos données pendant une certaine période, par exemple pour les mises à jour des nouvelles offres d'emploi. Toutefois, après la période convenue, ces données doivent être supprimées.
Une GED vous aide à respecter ces délais. Il vous rappelle par exemple lorsque la période de conservation des documents arrive à échéance. La suppression de ces documents peut également être automatisée. Vous pouvez ainsi vous consacrer à votre travail quotidien en toute sérénité.
2 | Partage des mêmes documents
L'une des fonctions les plus importantes d’une GED est l'accès partagé aux documents. Ainsi, tout le monde peut voir quel est le statut de ce document et qui a effectué la dernière modification. Cela présente deux avantages très importants :
- Consultation en temps réel: si tout le monde travaille avec la même version, tout le monde peut voir une modification en temps réel. Nous ne parlons pas au sens figuré, mais au sens propre : tout le monde peut voir l'un des membres du projet écrire la dernière phrase du document. Ainsi, tout le monde est au courant de l'état actuel des choses, ce qui favorise la collaboration. Ainsi, dans la mesure du possible, tout le monde pointe dans la même direction.
- Moins de risques d'erreurs: comme il n'y a qu'une seule version du document à la fois, moins d'erreurs sont commises. Sans GED, il peut arriver que plusieurs personnes travaillent simultanément sur un document sans le savoir. Et il y a alors de nombreuses versions du même document, ce qui ne fait que créer de la confusion.
3 | Une collaboration plus efficace
Comme nous l'avons déjà mentionné, le partage des documents facilite également considérablement la collaboration entre les utilisateurs. De nombreux systèmes GED offrent par exemple la possibilité de laisser des commentaires sous un document. Il est ainsi possible de s'envoyer des commentaires ou des mises à jour. Lorsqu’un rédacteur a terminé le premier chapitre du document, il peut utiliser un commentaire sous le document pour indiquer que la personne suivante peut commencer à travailler sur le document.
4 | Réduction des coûts
Les logiciels GED offrent aux entreprises de nombreuses possibilités de réduire quelque peu leurs coûts. Et quelle entreprise ne souhaite pas le faire aussi souvent que possible ? Le système aide les entreprises à faire des économies de deux manières :
- Ressources physiques: l'acquisition d'un logiciel GED permet d'économiser les coûts de papier, d'encre et d'imprimante. Tout est enregistré numériquement. De plus, les archives physiques deviennent de plus en plus inutiles, ce qui permet de gagner de la place dans les bureaux.
- Temps: En outre, la GED permet d'économiser la ressource peut-être la plus précieuse dont nous disposons : le temps. Les processus sont automatisés et clairs, ce qui permet aux employés de mieux collaborer qu'auparavant. Le temps ainsi économisé peut ensuite être utilisé à d'autres fins.
5 | Création d'une base de connaissances
Les solutions GED disposent souvent d'un système de gestion des connaissances. Les utilisateurs peuvent y archiver les connaissances au sein de l'entreprise afin qu'elles restent disponibles pour les autres et les nouveaux utilisateurs. Cela permet d'éviter la perte de certaines connaissances, par exemple lorsqu'un collègue quitte l'entreprise. Ces connaissances peuvent ensuite être utilisées pour la formation des nouveaux collaborateurs.
D'ailleurs, le système de gestion documentaire prend également en charge la recherche de documents spécifiques. Les fonctions de recherche, qui seront de plus en plus assistées par l'IA à l'avenir, offrent des possibilités de trouver facilement des informations spécifiques.
6 | Gestion des ressources humaines
Bien que nous recommandions dans un premier temps d'envisager un logiciel ERP avec un module correspondant pour la Gestion des Ressources Humaines (GRH), un DMS (Document Management System) peut également être utilisé pour certaines questions de ressources humaines. Supposons qu'un département particulier travaille avec un profil d'exigences spécifique lors de la recherche de nouveaux collaborateurs, ce profil peut être enregistré dans le système GED. De cette manière, il sera facile de retrouver le profil à l'avenir. Bien entendu, l'écosystème est également adapté au stockage de documents personnels, tels que des contrats par exemple.
7 | Gestion de contenu d'entreprise
Comme nous l'avons déjà mentionné au début, une GED est bien plus qu'un simple classeur numérique. Mais pour tirer encore plus de ses fonctions avancées, il vaut la peine d'envisager un module de Gestion de Contenu d'Entreprise (ECM).
En effet, l'ECM continue là où la GED s'arrête. Il peut par exemple aider à structurer de manière proactive les documents et informations non structurés. Un document qui n'est pas affecté au bon dossier, par exemple. Cela aide surtout à rationaliser le flux de documents.
Conclusion
Alors que la fin de l'ère du papier est en vue, il est grand temps pour les entreprises d'envisager la mise en place d'une GED. Non seulement elle aide à conserver les documents, mais elle sert également de point de rencontre numérique pour vos employés. C'est un endroit où les employés peuvent accéder à tous les documents pertinents, ce qui les aide également à mieux collaborer entre eux. De plus, certaines tâches manuelles sont automatisées, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent à long terme.
En outre, la GED commence à jouer un rôle de plus en plus complet. Il ne s'agit pas seulement de stocker, mais aussi d'améliorer la facilité de recherche des documents à l'échelle de l'entreprise. Des technologies telles que la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) vont devenir de plus en plus importantes dans ce processus à l'avenir.
Les entreprises parviennent ainsi de mieux en mieux à réduire les coûts, à diminuer les erreurs et à optimiser la collaboration entre elles. Cela contribue à l'efficacité de l'entreprise, ce qui peut être important à l'ère de la concurrence.