Sélection d'un ERP : comment trouver la solution adaptée

À quoi devez-vous prêter attention et quelles questions devez-vous vous poser avant de prendre une décision ?

Beaucoup d'erreurs peuvent être commises lors du choix d'un système ERP. La multitude de solutions et de fournisseurs ne facilite pas les choses. De plus, vous devez tenir compte du type de logiciel, des modules et des fonctionnalités dont vous avez besoin, mais aussi de ceux dont vous n'avez pas besoin. 

C'est pourquoi vous devez bien vous préparer avant de prendre une décision afin de ne pas perdre de vue l'essentiel. Comment trouver le logiciel ERP adapté à votre entreprise ?  

Table des matières 

• Qu'est-ce que l'ERP ? 
• Par où commencer ? 
• Posez les bonnes questions 
• 1 | Quelles sont les conditions techniques ? 
• 2 | Qu'est-ce qui est important pour vous ? 
• 3 | De quelles fonctions et modules avez-vous besoin ? 
• 4 | Quelles sont les exigences auxquelles doit répondre le fournisseur ERP ? 
• 5 | Comment se déroulera la mise en œuvre finale de l'ERP ? 
• La décision ERP 

Qu'est-ce que l'ERP ? 

Le système Enterprise Resource Planning (ERP), en français par l’acronyme est PGI pour Progiciel de Gestion Intégrée, est chargé d'automatiser certaines tâches manuelles tout en servant de base de données centrale. Les processus administratifs qui étaient auparavant effectués manuellement sont désormais beaucoup plus efficaces. Cela permet de gagner du temps tout en réduisant considérablement le risque d'erreurs. De plus, tous les utilisateurs ont accès à tout moment à la base de données actualisée, ce qui leur permet de toujours travailler avec les bonnes données. 

Un système indispensable 

De nombreuses entreprises modernes ne peuvent plus se passer de l'ERP, mais beaucoup n'ont pas encore franchi le pas. Cet investissement en vaut-il vraiment la peine ? 

La réponse à cette question ? Oui, sans aucun doute ! La centralisation et l'automatisation des processus commerciaux permettent de gagner énormément de temps tout en éliminant le risque d'erreurs humaines. Vous bénéficiez également d'une meilleure vue d'ensemble des processus au sein de l'entreprise et autour de celle-ci, ce qui contribue en fin de compte à augmenter la rentabilité. 

Trouver la bonne solution 

Mais comme nous l'avons déjà mentionné, choisir une solution qui vous convient vraiment est plus facile à dire qu'à faire. En effet, de nombreux facteurs contribuent à la réussite. 

Tout d'abord, l’ensemble doit bien sûr correspondre à l'organisation. De plus, le consultant ERP doit idéalement connaître les activités de l'entreprise et le secteur dans lequel elle opère. Il sera ainsi mieux à même d'adapter le logiciel aux exigences mentionnées précédemment. Cette liste pourrait encore s'allonger. 

Par où commencer ? 

La décision est prise : vous souhaitez mettre en place un système ERP. Mais comment procéder ? Tout d'abord, vous devez garder à l'esprit que cette décision ne se prend généralement pas en un jour. Il s'agit d'un changement profond : le mode de fonctionnement de l'entreprise est sur le point d'être complètement bouleversé. 

Il faut garder à l'esprit que si les gens veulent du changement, ils n'aiment pas être arrachés à leurs habitudes de travail. Pour éviter toute résistance, il est important de mettre en place une gestion de projet claire qui accompagne la transition étape par étape et implique activement toutes les personnes concernées.  

Une préparation minutieuse est indispensable pour que l'ensemble du processus se déroule dans les meilleures conditions possibles. Si vous optez pour une application ou un fournisseur qui ne correspond pas vraiment à votre entreprise, vous vous en rendrez compte tôt ou tard. Mais comment savoir si un logiciel ERP répond vraiment à vos besoins ? 

Les exigences varient 

Avant d'aborder ces considérations, il est important de garder à l'esprit que chaque organisation a ses propres exigences et besoins. Des facteurs tels que la taille, la structure et le secteur d'activité de l'entreprise jouent un rôle important, car ils constituent ensemble le profil d'exigences final. 

La question du « pourquoi » ne doit bien sûr pas être négligée. Pourquoi recherchez-vous un nouveau logiciel d'entreprise ? Quelles sont vos attentes? Quel rôle doit-il jouer ? 

Posez les bonnes questions 

Le système ERP que vous choisirez finalement doit vous faciliter le travail au quotidien. C'est pourquoi il est important de toujours poser les questions suivantes lors de la recherche de la solution ERP. Vous pouvez ainsi être sûr que l'application répondra réellement aux besoins du client. 

1 | Quelles sont les conditions techniques ? 

Afin de pouvoir définir les exigences spécifiques, il est important que vous fassiez d'abord le point sur votre situation. Que faites-vous, pourquoi le faites-vous et comment la solution doit-elle vous aider ? L'infrastructure informatique existante doit également être prise en compte, car les applications logicielles existantes doivent être compatibles avec le système ERP. 

Posez-vous les questions suivantes lors de cette phase : 

• Souhaitons-nous implémenter le logiciel sur notre serveur local ou optons-nous pour le cloud ? 
• Quel système d'exploitation utilisons-nous actuellement ?  
• Quelles applications doivent y être connectées ? 
• Disposons-nous des connaissances nécessaires pour accompagner la mise en œuvre de manière autonome ou avons-nous besoin d'aide pendant la phase initiale ? 
• Quel doit être le niveau de convivialité de la solution ? Nos collaborateurs ont-ils les compétences techniques nécessaires pour découvrir toutes les fonctionnalités de la plateforme de manière autonome ou ont-ils besoin d'un progiciel prêt à l'emploi dans lequel tout est expliqué de manière claire et simple ? 
• Dans quelles langues le système doit-il être disponible ? 
• Quelle devise utilisons-nous (euro, dollars, livre sterling etc.)? 

2 | Qu'est-ce qui est important pour vous ? 

Une fois ces conditions générales définies et une ébauche de l'entreprise créée, il est temps de se pencher sur la motivation interne. Ce logiciel doit rendre les processus plus efficaces et fournir des informations précieuses qui permettront aux entreprises d'augmenter leur rentabilité. Cependant, les besoins exacts peuvent varier. 

Réfléchissez à cette étape : 

• Comment le système doit-il contribuer à augmenter notre productivité ? 
• Quelle est notre mission et notre vision ? Et quel rôle le logiciel ERP pourrait-il jouer dans la réalisation de ces objectifs ? 
• Notre marché est-il dynamique ? Dans quelle mesure est-il important que l'application puisse réagir rapidement aux changements sur notre marché ou dans notre entreprise ? 
• Quelle importance accordons-nous à la modernisation et à la numérisation ? 
• Souhaitons-nous que notre ERP soit équipé des dernières innovations technologiques ou une version « simple » nous suffit-elle ? 
• Comment notre entreprise devrait-elle évoluer au cours des prochaines années ? Et dans quelle mesure l'application y contribue-t-elle ? 

En fin de compte, les questions prioritaires varient d'une entreprise à l'autre. 

Intégré ou « best-of-breed » ? 

L'architecture fondamentale du système est souvent sous-estimée : souhaitez-vous un ERP intégré provenant d'un seul fournisseur, dans lequel toutes les fonctions sont déjà coordonnées ? Ou préférez-vous l'approche dite « best-of-breed », qui consiste à choisir la meilleure solution, spécifique à chaque domaine d'activité, en les reliant par la suite? 

Les deux modèles présentent des avantages et des inconvénients : les systèmes intégrés sont souvent moins coûteux, plus rapides à mettre en place et nécessitent moins de maintenance. Les solutions « best-of-breed » offrent en revanche une flexibilité maximale et peuvent être mieux adaptées aux besoins individuels. Elles nécessitent toutefois davantage de coordination et d'intégration. 

3 | De quelles fonctions et de quels modules avez-vous besoin ? 

La plupart des solutions ERP sont modulaires. Cela signifie que l'environnement logiciel se compose de différentes fonctions et composants qui remplissent chacun leur propre tâche. 

À titre de comparaison, on pourrait imaginer le système ERP comme un centre commercial. Un centre commercial se compose en effet de nombreux magasins qui vendent chacun leurs propres produits et services. Dans ce cas, les magasins correspondent aux modules de l'application ERP. 

De nombreuses solutions ERP disposent d'une série de fonctions et de modules de base. En voici quelques-uns. 

Gestion de la relation client (CRM) 

Presque toutes les entreprises ont besoin d'un module CRM. La gestion de la relation client (CRM - Customer Relationship Management) couvre toutes les formes de contact avec les clients : du service client au marketing en passant par la vente. 

Tout comme le système ERP, le logiciel CRM est capable d'automatiser certains processus. Pensez par exemple au traitement des coordonnées ou à l'analyse des réseaux sociaux. De plus, l'environnement CRM fait également office de base de données centrale : tout ce que vous souhaitez savoir sur un client se trouve dans le système CRM. 

Lire aussi «Quelle est la différence entre ERP et CRM?» 

Comptabilité 

Chaque logiciel ERP dispose d'un environnement dans lequel vous pouvez voir tout ce qui concerne vos finances. Il donne une meilleure image de la situation financière générale de l'entreprise et sert en même temps de base de données centrale pour tous les paiements et factures en mouvement. Les utilisateurs ont ainsi à tout moment une vue d'ensemble de leurs transactions. 

Gestion de projet 

De nombreuses entreprises travaillent ou, au moins en partie, sur la base de projets. Dans ce cas, un composant qui prend en charge la gestion de projet présente de nombreux avantages. Toutes les étapes du projet sont clairement affichées, ce qui permet de voir exactement à quelle phase elles se trouvent. Cela donne également une vue d'ensemble de ce qui reste à faire, du coût restant, etc. 

Conception personnalisée 

Ce ne sont là que trois fonctions et modules que l'on retrouve dans presque tous les systèmes ERP. Mais l'environnement ERP peut offrir bien plus encore. Il existe par exemple des systèmes de gestion d’entrepôt qui aident à l'optimisation (le WMS - Warehouse Management System) ou à organiser les itinéraires de manière plus efficace (le TMS - Transportation Management System). Au final, c'est au client de décider quels composants sont essentiels. 

4 | Quelles sont les exigences auxquelles doit répondre le fournisseur ERP ? 

Lors du choix d'un logiciel d'entreprise adapté, il est donc très important d'avoir des idées bien précises. Il en va de même pour le fournisseur que vous choisirez finalement. Dans de nombreux cas, les deux parties s'engagent dans une collaboration à long terme. 

Il est donc important de tenir compte des critères suivants : 

• Le fournisseur dispose-t-il d'une expérience et de connaissances dans votre secteur d'activité et des missions spécifiques auxquels vous êtes confrontés ? 
• Le fournisseur est-il flexible ? Supposons que nous souhaitions doubler le nombre d'utilisateurs dans deux ans, est-il en mesure de répondre à cette demande ? 
• Si nous avons des questions, quand et comment pouvons-nous contacter le fournisseur ? 
• À quelle fréquence la maintenance est-elle effectuée ? Et pendant combien de temps n'aurons-nous pas accès à notre environnement logiciel ? 
• Le fournisseur est-il lui-même solide ? S'agit-il d'une nouvelle entreprise ou qui existe depuis des décennies ?  

5 | Comment se déroulera la mise en œuvre finale de l'ERP ? 

Enfin, il faut également réfléchir à la mise en œuvre du système. En vous préparant de manière optimale à l'avance, vous éviterez toute ambiguïté. Et l'ambiguïté ne fait que retarder les choses. 

Voici les facteurs les plus importants pour une mise en œuvre réussie de l'ERP : 

• Existe-t-il une version d'essai ? 
• Quelles sont les options d'assistance proposées ? Devons-nous explorer la nouvelle plateforme par nous-mêmes, un atelier est-il prévu ou devons-nous travailler à l'aide de manuels numériques ? 
• La mise en service : introduisons-nous le nouvel outil progressivement ou en une seule fois ? 

La décision ERP 

Si toutes ces réflexions nous enseignent quelque chose, c'est qu'il n'existe pas de système ERP parfait. Chaque logiciel et chaque entreprise sont uniques. Chacun a ses propres exigences spécifiques, auxquelles un fournisseur ERP particulier est le mieux à même de répondre. 

Si vous pouvez répondre aux questions ci-dessus de manière aussi complète que possible, vous serez en mesure de prendre une décision éclairée. Une décision qui répondra à vos besoins spécifiques. Vous aurez ainsi la certitude que le logiciel vous convient vraiment. 

Pour conclure cet article, voici encore un conseil utile: vous avez trouvé le système ou le fournisseur idéal, mais il manque encore une fonction dont vous avez vraiment besoin ? Parlez-en ! Dans de nombreux cas, il est tout à fait possible d'ajouter une fonction ou un module spécifique. Ne vous laissez donc pas décourager par les possibilités standard, mais renseignez-vous !