Pourquoi un logiciel de gestion des stocks est-il indispensable ?

L'alpha et l'oméga pour un entrepôt clair et efficace.

Toute entreprise qui commercialise des marchandises a besoin d'une solution efficace pour gérer ses stocks. Un logiciel de gestion des stocks peut vous aider. Vous en apprendrez plus à ce sujet dans cet article.

Table des matières

• Définition et fonctions d'un IMS
• Pourquoi un système de gestion des stocks est-il si important ?
• Quels sont les types de logiciels de gestion des stocks ?
• Système de gestion des stocks ERP
  • Avantages
• Conclusion

Définition et fonctions d'un IMS

Un logiciel de gestion des stocks, connu en anglais sous le nom d'Inventory Management System (IMS), désigne la gestion de toutes les marchandises et de tous les produits, depuis leur fabrication jusqu'à leur transport et leur stockage. Il couvre ainsi l'ensemble du processus de la chaîne d'approvisionnement. Il enregistre tous les mouvements et inventaires des stocks, tout en étant capable de prévoir les demandes éventuelles. Cela permet de calculer les stocks et de les gérer en conséquence.

Cette surveillance, cette gestion et ce contrôle de vos stocks physiques sont essentiels pour ne conserver que le strict nécessaire dans votre entrepôt. Un logiciel de gestion des stocks vous permet donc non seulement d'économiser de l'argent en évitant les stocks inutiles, mais aussi d'optimiser vos stocks en évitant les excédents et les pénuries.

Pourquoi un logiciel de gestion des stocks est-il si important ?

Une gestion efficace des stocks est essentielle pour réussir dans le monde des affaires actuellement. Sans un système bien organisé, vous risquez de vous retrouver avec un entrepôt surchargé ou même en sous-effectif.

Optimisation des processus commerciaux

L'un des principaux avantages de la gestion des stocks réside dans l'optimisation des processus commerciaux. Par exemple, les livraisons juste à temps (JIT - Just-in-Time) permettent de livrer les produits exactement au moment où ils sont nécessaires. Cela réduit les coûts de stockage et évite les stocks inutiles.

Meilleure vue d'ensemble des stocks pour un traitement fluide des commandes

Un système de gestion des stocks bien pensé garantit également une meilleure vue d'ensemble des stocks. Vous savez ainsi exactement où se trouve un produit, combien d'unités sont en stock et quand il faut passer une nouvelle commande. Ceci est particulièrement important pour répondre aux attentes des clients : un entrepôt toujours approvisionné signifie que les commandes peuvent être livrées à temps et en quantité suffisante. Vous pouvez ainsi augmenter vos ventes potentielles.

Contrôle des coûts

Il vous permet également de déterminer avec précision les coûts de production et de vente et donc la valeur réelle de votre inventaire. Vous bénéficiez ainsi d'une meilleure vue d'ensemble financière et pouvez prendre des décisions éclairées.

Augmentation de l'efficacité

Un autre avantage est l'augmentation de l'efficacité. Grâce à l'enregistrement numérique des stocks, il n'est plus nécessaire de compter manuellement les stocks. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de minimiser les erreurs et de disposer à tout moment de données actualisées et précises.

Transparence et contrôle financiers

Pour ce faire, vous pouvez créer un aperçu financier précis à l'aide d'un logiciel de gestion des stocks. Sans un enregistrement précis des stocks et de leur valeur, il est pratiquement impossible de tenir une comptabilité fiable. Le logiciel de gestion des stocks vous offre donc non seulement un mode de travail efficace, mais aussi une base pour le contrôle financier et la planification de votre entreprise.

Quels sont les types de logiciels de gestion des stocks ?

Gestion périodique des stocks

Dans le cadre de la gestion périodique des stocks, les stocks sont comptés à intervalles réguliers. Le stock initial est d'abord enregistré, puis les nouveaux achats sont ajoutés afin de déduire le stock final. Cela vous permet de calculer le coût des marchandises vendues (COGS).

Tableau d'inventaire

Pour les entreprises aux besoins simples, le tableur est une solution très économique et facile à utiliser. On utilise généralement des programmes tels qu'Excel ou Google Sheets DOC. Cependant, des erreurs humaines peuvent entraîner des dysfonctionnements de l'ensemble du système.

Système automatisé de gestion des stocks

Un logiciel de gestion des stocks automatisé est un système basé sur le cloud qui suit et contrôle les stocks et permet d'y accéder de n'importe où. L'objectif est de réduire la charge administrative, d'améliorer la visibilité et d'optimiser les processus. Il convient toutefois de noter que la mise en place et la formation prennent beaucoup de temps.

Scanner de codes-barres

L'utilisation de scanners de codes-barres pour le suivi des stocks améliore la précision lors de la préparation et de l'emballage des commandes. Chaque produit reçoit un numéro individuel qui contient des informations telles que le fournisseur, la taille, le poids et les stocks. Ce système garantit une plus grande transparence dans la chaîne d'approvisionnement, mais nécessite l'achat de matériel spécial. De plus, les systèmes de codes-barres peuvent être intégrés à des systèmes de gestion des stocks automatisés afin d'accroître encore l'efficacité.

Technologie RFID

La technologie RFID (Radio Frequency Identification) facilite la gestion des stocks. Les caractéristiques des produits sont enregistrées sans fil sous forme de numéros de série uniques, ce qui permet de suivre les articles et les informations détaillées concernant ceux-ci. L'utilisation de scanners RFID peut améliorer votre efficacité et vous offrir une meilleure vue d'ensemble de vos stocks. Ce système garantit également un enregistrement rapide des entrées de marchandises et des livraisons .

Par rapport aux scanners de codes-barres, la RFID offre plusieurs avantages, notamment la rapidité et la possibilité de scanner plusieurs articles simultanément.

Warehouse Management System (WMS)

Le Warehouse Management System, ou logiciel WMS, aide l'équipe de l'entrepôt à travailler plus efficacement et optimise l'organisation et la gestion des stocks. Il se distingue des systèmes de gestion des stocks par l'absence de fonctions telles que les achats et la production. Il se concentre plutôt sur l'organisation et l'optimisation de l'entrepôt.

Système de gestion des stocks 3PL

Pour les prestataires logistiques tiers (3PL), il existe des systèmes qui permettent un suivi en temps réel des stocks, gèrent plusieurs entrepôts simultanément et traitent les commandes via différents canaux de vente. Ces systèmes facilitent également la gestion des retours et des commandes supplémentaires et peuvent être connectés à des systèmes de commerce électronique et CRM. Un système 3PL est capable de gérer plusieurs sites d'entreposage, ce qui le rend particulièrement utile pour les entreprises qui travaillent avec des partenaires logistiques externes.

Système de comptabilité et de gestion des stocks

Ce système de gestion des stocks combine la gestion des stocks et la gestion financière. Cela permet de synchroniser les mouvements de stocks et les données financières. Dans l'ensemble, cela permet d'améliorer la précision et la cohérence entre les systèmes.

Système de gestion des stocks basé sur le cloud

Les logiciels cloud sont souvent à la base de nombreux systèmes modernes (tels que les systèmes automatisés de gestion des stocks), car ils peuvent être intégrés de manière transparente à d'autres applications et systèmes. L'utilisation du cloud réduit les tâches administratives et les coûts, tout en facilitant l'accès à distance et l'intégration avec d'autres systèmes cloud.

Système de gestion des stocks d'actifs

Un logiciel de gestion des stocks gère les ressources physiques (par exemple, les machines, les outils) et numériques. L'accent est mis sur la gestion des ressources commerciales, et non sur les produits. En outre, il peut également être géré en conjonction avec des systèmes d'inventaire classiques ou des tableurs.

Système de gestion des stocks ERP

Un logiciel ERP peut également être utilisé pour la gestion des stocks. Il s'agit d'un système intégré qui couvre de nombreux domaines d'activité tels que la gestion des stocks, la comptabilité et les ressources humaines. Le grand avantage d'un système ERP est qu'il combine toutes les fonctions importantes dans un seul système. Il est particulièrement utile pour les entreprises qui ont besoin d'une gestion des stocks précise, efficace et bien connectée.

Avantages

Un ERP vous permet de gérer vos stocks avec une grande précision grâce à des mises à jour en temps réel et à des processus automatisés. Comme le logiciel ERP relie tous les services concernés, tels que les achats, les ventes, les stocks et les finances, il garantit une meilleure collaboration et un échange fluide des informations. L'automatisation, les données en temps réel et l'étroite connexion avec d'autres processus commerciaux vous aident à gérer plus efficacement vos stocks et, au final, à réduire vos coûts tout en augmentant la satisfaction de vos clients.

De plus, les logiciels ERP peuvent évoluer avec votre entreprise. Que vous disposiez de plusieurs entrepôts ou que vous souhaitiez desservir des marchés internationaux, un système ERP s'adapte facilement à vos besoins croissants.

Défis

La mise en œuvre, l'adaptation et la maintenance d'un système ERP peuvent entraîner des coûts élevés. En règle générale, cela nécessite une infrastructure complexe et souvent une formation spécialisée. De plus, il est possible que le logiciel ERP fasse beaucoup de choses bien, mais rien de particulièrement exceptionnel.

Conclusion

Un logiciel de gestion des stocks permet d'éviter les ruptures de stock et les excédents. Cela permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d'améliorer le service client et la satisfaction des clients, ce qui est clairement avantageux pour votre entreprise.