Fonctions ERP : aperçu des modules les plus importants

De la BI au WMS : vous trouverez ici un aperçu de tous les modules essentiels d'un logiciel ERP.

Les processus commerciaux nécessitent généralement une collaboration entre les différents services et divisions. Au sein du logiciel ERP, certains modules remplacent les divisions analogiques. Toutes les fonctions pertinentes pour le service concerné se trouvent alors dans le module.

Nous souhaitons vous présenter ici un aperçu de tous les modules importants d'un logiciel ERP. Les liens vous permettent d'accéder à des informations complémentaires sur le module correspondant. Il est important de noter que tous les logiciels ERP ne doivent pas nécessairement inclure tous les modules. Par exemple, un prestataire de services aux entreprises n'a pas besoin d'un système ERP avec un module de fabrication intégré.

Table des matières

• BI
• CRM
• GED
• Achats
• Finances
• Comptabilité
• GRH
• Production
• Gestion de projet
• SCM
• Distribution
• WMS
• Workflow Management
• Conculsion

Business Intelligence (BI)

En général, l'analyse commerciale traite de toutes les procédures et processus d'analyse systématique de sa propre entreprise. Les solutions ERP modernes sont de plus en plus intelligentes et s'appuient également de plus en plus sur l'intelligence artificielle dans le domaine de la BI afin de permettre aux entreprises de se démarquer de la concurrence grâce à des technologies innovantes.

Analyse commerciale dans l'ERP

Les fonctions BI fournissent aux entreprises des informations précieuses sur les processus de différents domaines et mettent en évidence les potentiels d'optimisation.

CRM : la gestion de la relation client

Le succès de toute entreprise dépend en fin de compte de ses clients. Ce sont eux qui achètent les produits ou utilisent les services. Ce sont donc eux qui sont responsables du chiffre d'affaires d'une entreprise.

Le client au centre de l'attention

La gestion de la relation client est donc une tâche centrale pour toute entreprise. Avec la mondialisation et les progrès technologiques, les attentes des clients ne cessent de croître. Il est donc d'autant plus important de comprendre les souhaits et les besoins des clients et d'identifier le plus tôt possible les changements sur le marché.

Module CRM dans le logiciel ERP

CRM est l'acronyme de « Customer Relationship Management » (gestion de la relation client). Le module CRM du système ERP permet de représenter et de contrôler tous les processus spécifiques aux clients. Au sein du module, des données pertinentes sur chaque client sont collectées tout au long du parcours client. Celles-ci peuvent ensuite être consultées dans le CRM dans l'historique des contacts du client. Il est ainsi possible de tirer des conclusions importantes sur le comportement d'achat d'un client, ses intérêts ou ses canaux d'interaction préférés. L'entreprise peut ensuite utiliser ces informations pour prendre des décisions éclairées concernant les mesures commerciales ou marketing à venir.

GED: la gestion des documents

GED est également un acronyme qui désigne un système de gestion des documents.

La tâche d'un GED est de gérer tous les documents pertinents pour l'entreprise. Il agit comme une base de données centrale. L'orientation centrale du système facilite considérablement la collaboration entre les services. Un GED peut, tout comme un système CRM, être utilisé comme solution autonome. Cependant, le plein potentiel des deux systèmes ne se révèle que lorsqu'ils sont utilisés comme une solution globale.

La connexion à un système ERP existant est donc évidente.

Module GED dans le système ERP

Les documents sont utilisés dans presque tous les domaines d'activité, quel que soit le service. L'organisation centralisée du GED améliore considérablement la collaboration entre les services dans le cadre des flux de travail. De plus, les modules GED modernes disposent d'une multitude de fonctions utiles qui font gagner un temps précieux aux employés dans leur travail quotidien. Il est par exemple possible d'obtenir en quelques secondes une vue d'ensemble de tous les documents pertinents pour un numéro de client donné grâce à la recherche en texte intégral. Le potentiel maximal est exploité grâce à une connexion au système CRM et ERP.

Achats et approvisionnement

Les entreprises manufacturières, par exemple, peuvent réaliser d'importantes économies dans le domaine de l'approvisionnement. Plus les biens nécessaires peuvent être achetés à bas prix, plus la marge bénéficiaire est importante. Sur les marchés hautement concurrentiels, l'approvisionnement stratégique revêt donc une importance toute nouvelle pour rester compétitif.

Approvisionnement dans le logiciel ERP

Les systèmes ERP assistent les entreprises dans leurs activités d'approvisionnement stratégique et opérationnel. Dans le domaine de l'approvisionnement stratégique, le logiciel ERP peut être utilisé comme outil d'analyse stratégique. Il permet par exemple d'identifier les sources d'approvisionnement les plus pertinentes. Des contingents ou des remises peuvent ensuite être convenus avec ces partenaires commerciaux.

Achats opérationnels

Dans le domaine opérationnel, les aspects de l'e-procurement entrent en jeu. Les catalogues de produits des fournisseurs peuvent être connectés via des interfaces appropriées. La commande s'effectue alors en quelques clics. De plus, les employés peuvent suivre l'état de leur commande dans le logiciel ERP. Cela permet de créer une transparence transversale dans le processus d'approvisionnement.

Finances : de la comptabilité au contrôle de gestion

Les modules financiers font partie des composants centraux d'un logiciel ERP. De la comptabilité au contrôle de gestion, tous les processus importants peuvent être représentés de manière centralisée dans le système. Il est toutefois également possible de mettre en place des interfaces avec des programmes externes, tels que DATEV. Si celles-ci sont nécessaires, les entreprises doivent en tenir compte dès le processus de sélection.

Dans ce qui suit, nous allons examiner plus en détail le contrôle de gestion et la comptabilité à l'aide d'une solution ERP globale.

Le contrôle de gestion dans le logiciel ERP

Le contrôle de gestion est également une fonction centrale dans tous les types d'entreprises. Il s'agit essentiellement d'une fonction de pilotage exercée par la direction de l'entreprise. Le contrôle de gestion est considéré comme une sous-fonction de la gestion. Sa tâche principale consiste à planifier, orienter et contrôler les différents services de l'entreprise.

Contrôle de gestion et ERP : une bonne interaction

Il est donc logique de connecter les fonctions de contrôle de gestion de base au système ERP de l'entreprise. Les systèmes ERP modernes disposent généralement de fonctions de contrôle de gestion intégrées standardisées. Le système fournit par exemple un aperçu des indicateurs clés actuels. Les collaborateurs peuvent ainsi vérifier si les objectifs fixés peuvent être atteints ou si des mesures doivent être prises. Dans la plupart des cas, il est également possible de simuler différents scénarios afin que les collaborateurs chargés du contrôle de gestion puissent prendre des décisions éclairées.

Tableaux de bord prospectifs

Les tableaux de bord prospectifs sont également fréquemment utilisés dans les systèmes ERP. Il s'agit d'un concept permettant de mesurer, de contrôler et de documenter les activités d'une entreprise par rapport à sa stratégie.

La comptabilité

La comptabilité joue également un rôle central dans les entreprises. La comptabilité a pour mission de documenter de manière exhaustive toutes les opérations commerciales d'une entreprise par des écritures dans les livres comptables. De nos jours, il ne s'agit toutefois plus souvent de livres comptables physiques, car les entreprises misent de plus en plus sur le support numérique.

Logiciel de comptabilité dans le système ERP

Certains systèmes ERP disposent d'un module de comptabilité intégré standard. Si ce n'est pas le cas, les fonctions correspondantes peuvent généralement être connectées via une interface. Selon la taille et la structure de l'entreprise, la comptabilité se compose de plusieurs domaines :

• Comptabilité financière
• Comptabilité clients
• Comptabilité fournisseurs
• Comptabilité des immobilisations
• Comptabilité des salaires.
• Comptabilité analytique
• Comptabilité des stocks ou des quantités

La comptabilité bénéficie également de l'utilisation d'un système intégré de bout en bout. Si, par exemple, un flux d'informations complet est garanti entre la gestion des ressources humaines et la comptabilité, les temps de travail enregistrés peuvent être directement transférés et utilisés pour la comptabilité des salaires. Dans le domaine de la comptabilité des stocks ou des quantités, les collaborateurs bénéficient également de l'utilisation des données de stock issues du système ERP. C'est pourquoi il est essentiel de veiller à ce que tous les services concernés soient reliés entre eux via le système ERP.

GRH : la gestion des ressources humaines

La gestion des ressources humaines est également appelée « gestion du personnel ». La gestion du personnel est une fonction centrale dans toutes les entreprises. Il s'agit d'une tâche entrepreneuriale extrêmement importante qui consiste essentiellement à fournir de la main-d'œuvre et à affecter le personnel de manière ciblée. Les collaborateurs des services du personnel tiennent compte des compétences techniques telles que l'expérience professionnelle et les aptitudes, mais aussi des compétences relationnelles telles que la personnalité des collaborateurs.

Affectation ciblée des ressources humaines

La planification stratégique de l'affectation du personnel joue un rôle important pour de nombreuses entreprises. Il s'agit de planifier les horaires de travail de manière aussi proche que possible des besoins. L'effectif doit être utilisé de manière optimale, sans heures supplémentaires ni temps morts. Les logiciels RH peuvent y contribuer. Souvent, les entreprises s'appuient encore sur des tableaux Excel ou leur expérience pour planifier l'affectation du personnel.

Les outils RH modernes sont toutefois capables, par exemple, d'établir des prévisions sur la fréquentation des grands magasins. Pour ce faire, le logiciel analyse les données historiques relatives à la fréquentation. Certains systèmes intègrent même les données météorologiques, car les grands magasins ont tendance à être plus fréquentés les jours de pluie. Les entreprises peuvent ainsi planifier leur personnel de manière ciblée, sans temps morts ni surcharges.

La production

Les modules de production font partie des solutions ERP spécifiques à chaque secteur pour les entreprises de fabrication discrète ou de production en série. Selon l'orientation de l'entreprise, ils peuvent couvrir les fonctions les plus diverses, de la nomenclature à la gestion des recettes.

Planification et contrôle de la production

Un système PPS distinct peut également être intégré ou connecté en externe afin de coordonner et d'optimiser les processus de production. La planification optimale de toutes les ressources disponibles, telles que les capacités des machines, joue ici un rôle central.

La gestion de projet

Un module de gestion de projet n'est pas nécessairement requis par les entreprises de tous les secteurs. D'autres secteurs, en revanche, ont besoin d'une gestion multiprojets, car ils travaillent principalement sur la base de projets et les ressources disponibles doivent être coordonnées entre plusieurs projets.

Collaboration

D'autre part, le niveau collaboratif est également au premier plan. À l'aide d'un module de gestion de projet, des rôles peuvent être attribués à tous les participants au projet via le logiciel. Des accès invités permettent également de connecter des parties externes à l'entreprise, telles que les clients.

Gestion de la chaîne d'approvisionnement

Dans notre monde interconnecté à l'échelle internationale, les chaînes d'approvisionnement s'étendent également de plus en plus au niveau mondial.

En période de crise, comme lors de la pandémie de coronavirus, la dépendance à l'égard de processus de chaîne d'approvisionnement efficaces, ainsi que la fragilité de ces processus, sont devenues évidentes. Il en a résulté des pénuries de matériaux qui ont été ressenties pendant longtemps dans tous les secteurs. Les fonctions SCM (Supply Chain Management) du logiciel ERP permettent d'optimiser les processus de logistique et de gestion de la chaîne d'approvisionnement à l'échelle de l'entreprise.

Échange de données informatisé (EDI)

La collaboration et surtout la communication avec les autres maillons de la chaîne d'approvisionnement jouent ici un rôle central. C'est également là qu'interviennent les normes EDI (Electronic Data Interchange) spécifiques à chaque secteur, qui doivent être prises en compte lors du choix d'un logiciel ERP.

La distribution

La distribution bénéficie également d'un logiciel ERP entièrement intégré. La connexion au CRM revêt ici une importance particulière. Les données CRM fournissent au marketing et à la distribution des informations précieuses sur les préférences des clients individuels et du marché dans son ensemble. Ces informations peuvent être utilisées par les commerciaux pour proposer des offres plus ciblées aux clients.

Opérationnel, analytique, communicatif et collaboratif

Le module CRM du logiciel ERP soutient les commerciaux tant au niveau opérationnel qu'analytique, communicatif et collaboratif. Ces derniers sont également appelés composants centraux du CRM.

Warehouse Management (WMS)

Les systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) permettent de gérer et de superviser de manière centralisée les stocks et les processus d'entreposage. Même les entreprises disposant de plusieurs sites peuvent gérer et planifier leurs ressources de manière centralisée sans perdre de vue les différents sites. Les systèmes de gestion des entrepôts et WMS peuvent être utilisés soit comme solutions autonomes, soit comme partie intégrante d'un logiciel ERP complet.

Gestion des flux de travail

La gestion des flux de travail (Workflow Management) consiste à optimiser les processus de travail. La communication et la collaboration entre les différents services jouent ici un rôle central, car les flux de travail s'étendent généralement sur plusieurs services. L'orientation centrale d'un logiciel ERP permet de réaliser cela sans difficulté. Grâce à la structure modulaire, toutes les informations importantes sont déjà disponibles dans le logiciel ERP. Il est ainsi possible d'avoir une vue d'ensemble des processus de travail et d'analyser en détail les étapes spécifiques à chaque service.

Conclusion : la valeur ajoutée des logiciels ERP intégrés

En résumé, on peut retenir que les logiciels ERP modernes disposent de différents modules. Ces modules permettent de traiter les tâches et les processus d'un domaine d'activité spécifique. La connexion de tous les modules au sein du système ERP garantit un flux d'informations continu entre les différents modules. Les entreprises peuvent ainsi tirer le maximum d'informations des données déjà disponibles. Seule l'intégration complète et la mise en réseau de tous les domaines d'activité importants permettent d'exploiter pleinement le potentiel d'un logiciel ERP.